Jak uspořádat své e-maily

„Vyčistit navždy“ je motto Jürgena Kurze, narozeného v roce 1965. Radí společnostem v otázkách „úklidu“. Také píše knihy na toto téma. Nové je „navždy uklizeno - dokonce i digitální“, Gabal-Verlag, 128 stran, 19,90 eur.

Pane Kurzi, kolik e-mailů je ve vaší doručené poště? Jürgen Kurz: Tak málo, že je dokážu zachytit jedním pohledem. E-maily vážně revolucionizovaly a optimalizovaly naši komunikaci před mnoha lety. Nyní se ale stali časem plýtvajícím a motivačním predátorem. Nejedná se o samotný e-mail, ale o neefektivní způsob řešení. Doručená pošta je často zneužívána jako seznam úkolů.

Jak to napravíte?

Stejně jako u organizace hmatatelných dokumentů některé triky pomáhají znovu získat navrch v doručené poště. Pokud je e-mail pouze spatřen místo toho, aby byl zpracován, zůstane ve složce Doručená pošta. Výsledek: Doručená pošta? Ucpaná?. Následný pohled na e-maily ve složce Doručená pošta, které již byly otevřeny, ale dosud nebyly zpracovány, mohou způsobit stres. Zpracování je strategie, která umožňuje udržovat doručenou poštu trvale štíhlou nebo prázdnou. Zpracování má pět kroků: mazání, přeposílání, archivace, úpravy nebo plánování. Pokud jdete s každým e-mailem jedním z těchto kroků, získáte přehled a udržuje skvělou hlavu.

Existuje způsob, jak třídit e-maily předem?

Ano. Většina programů má Průvodce pravidly. Můžete například Nechte informační bulletin proudit do samostatné složky. Tím se trochu sníží dav v doručené poště a stres se sníží. Protože stejně jako bezplatný psací stůl, jasná schránka dává dobrý pocit. Pokud vám bylo zasláno mnoho zpravodajů nebo se účastníte diskusních fór, je nejlepší vytvořit druhou e-mailovou adresu. Pod gmx.de nebo web.de to můžete udělat zdarma. Vaše hlavní adresa bude poté ušetřena z často vznikajících reklamních e-mailů.

Které situace na nás mají obvykle ohromující účinek?

Často jsou to dny po dovolené. Pomáhá to dohodnout se s kolegou, než se posune přes poštovní schránku, takže když se vrátíme, máme nějakou strukturu. Nebo si dáte den, kdy upravíte doručenou poštu a informujete obchodní partnery o den později. Můžete se tedy pomalu vracet a získat přehled o úkolech.

A v každodenním životě?

E-maily jsou zdrojem stresu v každodenním životě. Neustále kontrolujeme vchod nebo jsme rozrušeni zvukovým signálem. Deaktivace zvukových a obrazových signálů pro příjem e-mailů snižuje tlak a pomáhá nám neustále se přerušovat. To platí také pro mobilní zařízení, tablety a smartphony. Je také užitečné zpracovávat e-maily v blocích několikrát denně. Tímto způsobem jsou nastaveny časové sloty, ve kterých lze e-maily upravovat po jednom z pěti kroků. Mimochodem: Pokud odešlete e-mail, obvykle se vyzvednou nové e-maily. Ale nové maily znamenají nové rozptýlení. Nastavte program, aby přijímal nové e-maily, pouze pokud to opravdu chcete. Takže můžete nerušeně pracovat a lépe se soustředit na aktuální úkol. Kromě toho můžete doručenou poštu zcela vyprázdnit, aniž byste riskovali, že vás nebudou rušit nové e-maily. Proaktivní práce uvolňuje síly - každý, kdo reaguje, onemocní v nejhorším případě.

Které výzvy dělají laptop a co. Přineste s nimi? Samozřejmě nestrukturované soubory. Nezáleží na tom, zda malý tým nebo velké oddělení? Snažte se okrást drahocenný čas. Struktury archivace se v průběhu času v mnoha společnostech vyvíjely a nadále rostly. Každý ukládá dokumenty podle svého nejlepšího vědomí a přesvědčení, kde se to zdá být nejlogičtější. Ale to, co si jeden zaměstnanec myslí, že je logické, další nemusí dlouho rozumět ani dávat smysl. V průběhu let to má za následek duplicitní registrační systémy a podsložky, které vyvolávají více otázek než pomoci. Datový chaos je předprogramován. Není žádným tajemstvím, že dokumenty musí být úhledně pojmenovány. Freestyle je pak používat jednotnou strukturu, formulovat pevná pravidla hry a dodržovat je.

Zní to jednoduše ...

Ale není. Teorie a praxe jsou dva různé světy. Minulý rok jsme provedli studii o efektivitě práce ve spolupráci s AKAD Hochschule v Lipsku. Kromě používání a dopadu komunikačních nástrojů na každodenní práci jsme zaměřili naši pozornost na kombinaci pořádku a produktivity. Náš studijní výsledek jasně ukázal, že spolu přímo souvisejí. Nezáleží na tom, zda se jedná o složku doručené pošty nebo o uložení digitálního dokumentu.